こんにちは。ミーティングコンサルタントの矢本です。
矢本塾でよく質問いただくミーティング・会議の進行の悩みに対しての一つの解決策を紹介していきます。今回は
「違う部門、異なるエリア同士で一緒に全体ミーティング・会議をするのだけど、違う部門やチームからアイデア・意見・提案がなく聞いているだけ。順番に発表するだけなら、全体でやる意味がない。」
という悩みです。よくあるケースですね。
では、どうのようにすれば、アイデアや提案が集まるのか？
僕は、他部門から提案が欲しい場合、そのチームが発表・共有する前に次の言葉を投げかけます
「〇〇部門が目標達成するために（またはより良くなるために）、〇〇部門に対する無責任な提案や勝手な提案を全員から各自２個もらいます。〇〇部門発表後に5分時間を取るので、提案を考えて付箋に書いてくださいね」と。
ポイントは２つあります。
ポイント①「無責任」「勝手な」という言葉です。
なぜ、そもそも発言がないのでしょう？
「こんなことを言ったら、的外れかな？」
「言ったら気分を害しないかな？」
「もうすでに実施しているかも」
「内情知らないから、いい意見なんて言えないよ」
「下手に提案して自分の発表の時に何か言われたくない」
一般的には参加者にこういう疑念が湧いて、発言や提案が出にくくなっていることが多くあります。
こういう疑念を払拭して発言しやすくするのが、この「無責任（でOKだよ）」「（望まれていないけど）勝手な」というキーワードで発言の自由度をグッと高めるのが目的です。
ポイント②は「提案」というキーワード。
提案というニュアンスには「取捨選択や最終判断は提案をもらった相手側にある」というニュアンスを含んでいます。
つまり、意見する、指示するという言葉に比べて、受け手に対する「強制力」「圧力」が弱いわけです。
実際、たくさんのアイデアや提案を実際もらっても、全部やれるわけはありません。また、より良い提案ばかりとも限りません。
たくさん提案をもらうだけもらい、自分達が最後により良い提案を主体的に選択・採用すれば、行動につながり必ず効果は出ます。（選択肢もなく強制的に指示されて動くだけだと、やらされ感になる）
本来、お互い忙しい中、違う部門や異なる上リアが集まって話し合う目的は何ですか？
・解決できないという、自分たちの思い込みを外す
・この状況に、他部門や異なるエリアはどう感じているのか？
・お互いの経験や知恵を集めて、解決策はないか？
・他部門や違うエリアがサポートして解決できる方法はないか？
ということを話し合い、解決することが目的のはずです。
なのに周りからの提案やアイデアが出ない状態ということはもったいないことですよね。
だから、僕は与えられた時間にもよりますが「特定の部門だけ提案を集める」というよりは、時間の許す限り「お互い提案し合う」ことを心がけ、わざわざ集まったメリットを最大化しています。
同じような悩みをお持ちの方は、これらの単語を上手に使って試してみてください。
【今日の質問】
他部門や異なるエリアから提案もらうために何をしますか？
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