こんにちは、ミーティングコンサルタントの矢本です。
今回は昨年のコロナ禍において突然リモートワークを導入し、今年から、または4月の新年度からは本腰を入れて生産性を上げたい企業のミーティングや会議で「日報」についての議論が増えてきたので、効果的な日報について少し書いてみます。
リモート導入してない企業は「うちは関係ないな」と思っている人もいるかもしれませんが日報を活用している企僕や検討している企業は参考になるはず。僕自身、コロナが関係ない前職の営業部長時代から部下育成には日報を活用してきました。
前職から現在のクライアント先まで何万件にも及ぶ日報を見てきた経験から上手に活用している企業に共通することがあります。
それは日報を「管理ツール」ではなく「成長支援ツール」にしていること。
だからリモートの有無は関係ないのです。
リモートで浮き彫りになった「スタッフが見えない」問題
2020年春の緊急事態宣言で「とりあえずリモート」を導入した企業も多くあったと思いますが、その後もリモートが継続・定番になった企業もあれば、度々の自粛要従って事務部門だけ部分的に導入している企業、リモートが全く関係ない企業と様々あります。
リモート導入の企業が悩んでいる一つは「（今まで見えていたスタッフが）リモートによって業務内容が把握できていない」ことでした。
・忙しいのか、そうでないのか？
・（さらにひどい場合は）そもそも何をしているのか？
・業務内容は順調なのか？滞ってはいないのか？（残業は？）
・メンタル面で悩んでいることはあるのか、ないのか？
実際にリモートをしているスタッフも気軽に相談できずに孤立感を感じたり、悩んでいるスタッフもいれば、逆に快適に感じているスタッフなど様々です。
きちんと準備してリモート開始ではなくほとんどの企業が「とりあえず」でスタートしたことを考えれば、この現状はやむを得ないと思います。
「見えていたスタッフ」から「見えなくなったスタッフ」になったのですから、マネジメント手法も変わって当然です。
でもこれは職場のデスクにいない外出が多いスタッフは同じことが言えますし、デスクにいても業務把握が十分でない場合やコミュニケーションの機会が少なければ「見えていない」問題は同じことが言えます。
リモートに話を戻すと、遠隔で把握するためにPCを配布して、その利用時間や操作ログから状況をキャッチアップしている企業もありますが、一つのキャッチアップツールとして「日報」があるわけです。
日報のデメリットとメリット
先にネガティブな側面のデメリットです。
企業目線でいうと「書く内容に個人差がでる」「出退勤時間以外のことも書いてもらう場合は書いてもらう以上、目を通して対応する必要がある」
社員目線でいうと「会社に書かされて管理されている感」「時間がかかって面倒」などなど。これらのデメリットに説明はいらないですね。
逆にメリットは？忙しい中わざわざ時間を割いて日報を書く一般的な目的は何？
１、お互いの業務内容の見える化（相互理解）
会社目線だけでなく社員同士の目線でも今までなんとなく見えていたことが見えないことによって「何をやっているのか？」疑心暗鬼になることもありますが、共有することで改善する。
２、現状の労働勤務時間の把握
現状の業務内容と労働時間を把握することにより、今後の業務配分の適正化への参考、評価するときの参考になる。
３、共有・把握だけでなく、お互い柔軟にサポートする協力体制構築
単に共有・把握するだけでなく、「少しでも余裕のある人」が「今まさに忙しい人」へ部分的にサポートする。日報のフォームによってはそれが相互にできる組織が可能になります。
日報の定義を「自分の生産性向上のツール」にしよう！
僕が思う1番のメリットはここにあリます。日報を会社に管理されるツールという視点で「めんどくさいな！」と嫌々書いている人がいますが、実はこれが一番もったいない！
僕の日報の定義は業務内容をアウトプット（書くこと）により自分自身の頭の中を整理して「自分の仕事の生産性を高めるツール」という定義をして役立てるべきです。
日報を書くことで自分の成長につなげるツーにするためには？どんなポイントがあるのかは次のブログで紹介します。
日報記載が早い人は仕事ができる法則
「日報を書くのが早く内容も明確な人は優秀確率が高い」という法則があります。
これは業界や職種に関わらず共通しています。
なぜ「早い」ことと「優秀」が連動する可能性が高いのか？
理由１
「仕事をする中で日報ネタに気づき無意識に集めている」です。難しそうですが、日報アンテナを張っていることで何かあれば「あ、これは今日の日報に書こう」と気づきをメモして積み重ねています。
反対に書くのが遅い人は日報を書くときになって「うーん、、今日は何かあったけなー？」と初めて考え始めるわけです。書く時間が早い人はさっさと書いて帰ったり、明日の業務の軽い準備をしたりしてどんどん差がつくわけです。
理由２
「やるべき仕事が明確で、なおかつ優先順位も頭の中で整理されている」からです。
・頭の中で整理された状態なので、アウトプット（日報記載）も早い
・整理されているから、他人から見ても明確でわかりやすい
・優先順位が明確だから優先順位高く取り組むので無駄なことをせず、実行力も高い
・だから成果も出しやすく優秀
と、こんな感じで連動しているんですよね。
計画なんか立てずに目の前の仕事に反応してしまってあっという間に1日が過ぎてしまう人と、今日やるべき重要な仕事をしっかり朝（昨晩）から考えて当日スタートする人、毎日の積み重ねの中でスピードや成果に差が出て当然ですよね。
（無計画に目の前のことに反応してしまうのは、目的があってスマホを開いたのに違うアプリを見てしまって時間が過ぎていって「あれ、自分のしたかったことはなんだっけ？」と忘れるパターンと似ている）
じゃあ、どんな内容が良いのか？については長くなるので、次のブログで紹介しますね〜。
【今日の質問】
あなたの会社の日報の定義や目的は何ですか？
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