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  • 老舗写真館で部門間の壁を崩していったミーティング

矢本流ミーティング導入事例「笑顔になる会社増加中」

自分(自部門)が(お手伝い)できる事は何ですか?


この事例は、四国・徳島県で創業70年以上の老舗写真館の事例です。
当時、役員の方からの依頼の一つに「営業部門とカメラマン部門と制作部門の協力体制を築きたい」というのがきっかけでした。その事例を紹介します。

問われるのは「周り」ではなく「自分」

まず、ミーティングの設計です。
「他部署との連携という課題であれば全員じゃなくていいので営業・カメラマン・制作の選抜メンバーでお願いしたい」というのが僕のリクエストでした。
そのリクエストを了承いただきミーティングメンバーを確定しました。
他社と同じく時間はアドバイス含めて2~3時間。
写真館といってもさまざまな商品があります。結婚式の撮影もあれば、七五三や成人式、家族写真や制服撮影、学校のアルバム等の撮影などなど。
毎回テーマ(例えば七五三撮影)を決め、「お客様の撮影をもっとお手伝いするためにチームで何をしたら良いか?」と最初は基本の質問をしていきます。
しかし、制作チームやカメラマンチームの中にはアイデアが書けない社員も。当然かもしれません。どうやって撮影お手伝いを増やすか?なんていう営業的なアイデアを求められたことは少ないはずですから。
そんな時、僕は

「営業に対するアイディアじゃなくても構いませんよ。あなたが(または自部門)でサポートできる事は何ですか?」

の内容でも構わないと補足します。

ここのポイントは「相手(他部署)に単に期待する事」ではなく、「今、自分が出来ることは?」集中させること。

「他部署や誰かへ解決を求める発言」という会話パターンになる。
これでは、同じ仲間として責任意識も弱く主体性があるとは言えません。
このままではチームワークを最大化してこの問題をクリアするのは難しいはずです。


スタッフの主体的な提案は嬉しい!

このクライアントさんではどうしたのか?
アイデアの前にどんな問題があるのか?何が足かせになってるのか?と十分話し合った後この「あなたができることは?」を投げかけるとあるカメラマン「リーダーに確認が必要ですが、人数が少なくて困っている○○店へ雑用でよければ手伝いに行きます。」
(※困っていることの一つに土・日の人不足の問題提起から)
また制作部門から「営業の電話の取り方を教えてもらい、混んでくる土・日曜日は制作部門もこのお店の電話対応ができる体制にする」が出てきました。

嬉しいのはこういった通常頼みづらい協力依頼を自ら主体的に申し出てくれることなんですよね。
結果、この会社では現在、その時期一番忙しい部門へ空いている部門がサポートする「相互ヘルプ制度」が誕生しました。

チームワークと効率的な人材活用ができる仕組み

を手に入れたわけです。
役員の方からは
「制作部門が電話に出たりして社内が変化しています。今までのしくみの甘さに気づきました。ありがとうございます。」というお言葉をいただきました。
 
通常、自分の部門の責任式は持てても、会社全体の責任意識までは持てなくなるのが普通です。
でも、この「今、自分の出来ることは?」と考え、発言することは本人の会社全体に対する責任意識が問われます。
「会社が…」「社長が…」「他部門が…」ではなく、社員一人一人が主体的に「自分の出来ることを考える」。これだけで会社の抱える問題の多くは乗り越えられるはずです。
ミーティングは他部門との意識を合わせ、会社全体の視野を持つ機会でもあるのです。



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